لماذا يفشل 80% من الموردين في التسليم؟ لقد حققنا معدل 8% في الوقت المحدد!

ما زلت أرى نفس المشكلة في أعمال التوريد: الموردين يتخلفون عن المواعيد النهائية، ويُترك للمشتري لإصلاح الفجوة. غالبًا ما يتم إلقاء اللوم في تأخر الشحن على "المصنع" أو "المستودع"، لكن السبب الحقيقي عادة ما يكون أعمق. لقد رأيت حالات كانت فيها تفاصيل الطلب غامضة، ولم تتم الموافقة على العينة بشكل واضح، ووعد المورد بأكثر مما يستطيع التعامل معه، ولم يتحقق أحد من التقدم حتى أصبح من الصعب بالفعل إصلاح التأخير. عندما يتخلف الموردون عن المواعيد النهائية، يشعر المشتري بالضغط أولاً. تنزلق خطط المبيعات. العملاء يطرحون الأسئلة. تنفق الفرق طاقة إضافية على مكالمات المتابعة والسيطرة على الأضرار. أعتقد أن الجزء الأسوأ ليس فقط التأخير نفسه. إنها فجوة الثقة التي تبدأ في النمو بعد ذلك. من جهتي، الأسباب عادة ما تنحصر في بضعة أنماط بسيطة. - ملخص الطلب غير واضح، لقد رأيت المشترين يرسلون رسائل قصيرة مثل "الرجاء جعلها مثل العينة". قد يبدو ذلك سهلاً، لكنه يترك مجالاً للتخمين. قد يختار المورد المادة أو الحجم أو اللون أو طريقة التعبئة الخاطئة. - يقبل المورد الطلب دون التحقق من السعة. يقول بعض الموردين نعم بسرعة كبيرة. إنهم يريدون العمل، لذا فهم يوافقون قبل التحقق من العمالة أو مخزون المواد الخام أو حمل الماكينة. يبدو الوعد جيدًا في البداية، ثم يتأخر الجدول الزمني. - تصل التعليقات بعد فوات الأوان. إذا كانت العينة خاطئة ولم يستجب أحد بسرعة، فسيتغير الطلب بأكمله. لقد عملت ذات مرة مع مصنع صغير كان ينتظر الموافقة على عينة واحدة لعدة أيام. توقف الخط، وتم إرجاع التسليم النهائي بسبب هذا التوقف المؤقت. - لا يوجد جهة اتصال ثابتة عندما يرد أشخاص مختلفون بإجابات مختلفة، تضيع الرسائل. يقول أحد الأشخاص أن الطلب على ما يرام، ويقول آخر إنه قيد المراجعة، ويستمر المورد في التخمين بشأن ما يجب فعله بعد ذلك. - يتم تجاهل المشكلات الصغيرة في وقت مبكر: ملصق مفقود، خطة تعبئة ضعيفة، دفعة مواد متأخرة، هذه تبدو صغيرة في البداية. غالبًا ما تتحول إلى سبب تفويت المورد للمواعيد النهائية. ما أفعله الآن هو إبقاء العملية بسيطة وواضحة. - أكتب تفاصيل الطلب بلغة واضحة وأقوم بتضمين الحجم واللون والمواد والتعبئة وصورة العينة وقواعد الفحص النهائي. أتجنب الكلمات الغامضة التي تترك مجالاً للأخطاء. - أطلب فحص القدرة قبل أن أؤكد الطلب وأريد أن أعرف ما إذا كان المورد يمكنه التعامل مع العمل مع الأشخاص والمواد المتوفرة لديهم. نعم المهذبة ليست كافية. أحتاج إلى نعم حقيقية. - قمت بتعيين اسم واحد لجهة اتصال رئيسية واحدة. رقم هاتف واحد. شخص واحد يملك التحديث. وهذا يقلل من الارتباك ويوفر جهد المتابعة. - أطلب نقاط التقدم ولا أنتظر حتى المرحلة الأخيرة. أطلب التحديثات بعد الموافقة على العينة وإعداد المواد وبدء الإنتاج والتعبئة. بهذه الطريقة، يمكنني اكتشاف المشاكل وهي لا تزال صغيرة. - أحتفظ بخيار احتياطي للأوامر الرئيسية ولا أعتمد على مصدر واحد في كل شيء. إذا واجه أحد الموردين مشكلة، فلدي طريق ثانٍ جاهز. - أقوم بمراجعة كل تأخير بعد الولادة وأسأل عن الخطأ الذي حدث، وأين بدأت الفجوة، وما الذي يمكن تغييره في الجولة التالية. أنا أهتم بالنمط أكثر من العذر. أعتقد أيضًا أن المشترين بحاجة إلى النظر إلى جانبهم. إذا قمنا بتغيير المواصفات خمس مرات، أو وافقنا على العينات متأخرًا، أو واصلنا إضافة طلبات جديدة بعد بدء الطلب، فإننا نساعد في خلق التأخير الذي نشكو منه لاحقًا. لقد ارتكبت هذا الخطأ بنفسي. عندما كنت فضفاضًا جدًا في التفاصيل، لم يكن لدى المورد هدف ثابت ليتبعه. المورد الذي يتخلف عن الموعد النهائي لا يعني دائمًا سوء النية. في بعض الأحيان يعني ذلك ضعف التخطيط، أو ضعف التواصل، أو وجود عدد كبير جدًا من النقاط المفتوحة في وقت واحد. عندما أتعامل مع العملية كسلسلة، وليس كحدث واحد، تصبح إدارة المهمة بأكملها أسهل. وجهة نظري بسيطة: إذا أردنا أن يلتزم الموردون بالمواعيد النهائية في كثير من الأحيان، فنحن بحاجة إلى طلبات أكثر وضوحًا، ومتابعة أكثر ثباتًا، ومفاجآت أقل. هذا هو المكان الذي تكمن فيه السيطرة الحقيقية.

أعرف الضغط الذي يأتي مع تأخر التسليم. ينتظر العملاء، ويندفع الفريق، ويبدو أن كل رسالة ملحة. لقد رأيت أوامر تتراجع لأسباب صغيرة بدت غير ضارة في البداية. عنصر مفقود. رد بطيء. تمت طباعة الملصق بعد فوات الأوان. في مرحلة ما، تم تسليم 8% فقط من طلباتنا في الوقت المحدد، وقد أجبرني هذا الرقم على مواجهة العملية كما كانت، وليس كما كنت آمل أن تبدو. توقفت عن إلقاء اللوم على شخص واحد أو أداة واحدة. كان التأخير قادمًا من السلسلة الكاملة. قدمت المبيعات الوعود قبل فحص المخزون. كان المستودع ينتظر التحديثات. مرت نافذة التقاط البريد السريع أمامنا. عملت كل خطوة بشكل منفصل، لكن عملية التسليم بين الخطوات فشلت. لقد بدأت بتتبع طلب واحد من رسالة العميل الأولى إلى مذكرة الإرسال النهائية. لقد أظهر لي أين اختفى الوقت. في أحد المتاجر الصغيرة عبر الإنترنت التي عملت معها، كان أكبر تأخير هو عدم التعبئة. لقد كان فحص المخزون. بحث أحد الأشخاص في نظام المستودعات، وقام آخر بفحص جدول البيانات، ولم تتطابق الإجابتان. ظل الأمر هناك بينما حاول الفريق تأكيد ما هو متاح بالفعل. لقد غيرت أربعة أجزاء من العملية. 1. أعطيت كل طلب مالكًا واحدًا. وقبل ذلك، قام ثلاثة أشخاص بمهمة واحدة، ولم يشعر أحد بالمسؤولية الكاملة. وبعد أن قمت بتعيين شخص واحد لتتبع كل طلب، أصبح متابعة العمل أسهل. هذا الشخص لم يفعل كل شيء بمفرده. أردت فقط نقطة اتصال واحدة واضحة حتى لا ينجرف الأمر. 2. أحدد موعدًا نهائيًا واضحًا لكل مرحلة. توقفت عن معالجة كل التأخيرات بنفس الطريقة. تحتاج مشكلة الدفع، ومشكلة المخزون، ومشكلة التعبئة إلى استجابات مختلفة. لقد كتبت الوقت النهائي لكل خطوة. إذا فاته أمر ما نافذة الشحن، فسيتم نقله إلى التشغيل التالي دون مناقشة. هذه القاعدة الصغيرة أزالت الكثير من الالتباس. 3. لقد قطعت عمليات التسليم الإضافية. كل عملية تسليم إضافية تزيد من المخاطر. لقد قمت بإزالة الموافقات المتكررة وجعلت مذكرة التعبئة أكثر بساطة. استخدم الفريق نفس التنسيق لكل طلب. رسائل أقل. فرص أقل لتفويت التفاصيل. تحرك العمل بشكل أسرع لأنه لم يعد يتعين على الأشخاص طرح نفس السؤال ثلاث مرات. 4. لقد استخدمت فحصًا يوميًا قصيرًا. كل صباح، كنت ألقي نظرة على الأوامر المفتوحة، والأوامر المتأخرة، والأجزاء المفقودة، وتوقيت السائق. استغرق هذا الفحص بضع دقائق فقط، لكنه حال دون تزايد المشاكل. إذا بدا أحد الأوامر ضعيفًا، فيمكنني التصرف قبل إغلاق اليوم. مثال جيد جاء من بائع أثاث صغير ساعدته. غالبًا ما وعد فريق المبيعات بالتسليم يوم الجمعة قبل أن يؤكد المستودع أن العنصر جاهز. لم يكن العملاء منزعجين لأنهم أرادوا الكثير. لقد كانوا منزعجين لأن التاريخ بدا ثابتًا ثم انتقل. لقد غيرت خطوة الوعد. لم يخرج تاريخ التسليم قبل تأكيد المخزون. بعد ذلك، أرسل الفريق تحديثًا قصيرًا في حالة حدوث تأخير. وكانت الرسالة واضحة ومباشرة. لا أعذار. لا قصة طويلة. كان رد فعل العملاء أفضل لأنهم كانوا يعرفون ما كان يحدث. تعلمت أيضًا أن التسليم في الوقت المحدد ليس مجرد مشكلة تتعلق بالمستودع. يتعلق الأمر بخدمة العملاء والمبيعات والمخزون والنقل. إذا كان جزء واحد ضعيفا، فإن السلسلة بأكملها تشعر به. ولهذا السبب أفضّل اللغة البسيطة داخل الفريق. قل ما هو جاهز. قل ما هو مفقود. قل من يملك الخطوة التالية. عندما يفهم الناس العملية، فإنهم يتصرفون بشكل أسرع ويرتكبون أخطاء أقل. التغيير لم يأت من خطوة واحدة كبيرة. لقد جاء من العديد من الشركات الصغيرة التي جعلت متابعة العمل أسهل. ما زلت أستخدم نفس القاعدة الآن: إذا تأخر الطلب، فإنني أنظر إلى عملية التسليم أولاً، وليس الرقم الرئيسي. في معظم الأحيان، تكمن المشكلة في فجوة لم يفحصها أحد عن كثب. أكثر ما أثق به هو العملية التي يمكن لأي عضو جديد في الفريق أن يفهمها في بضع دقائق. مالك واحد. موعد نهائي واحد. تحديث واحد. هذه هي الطريقة التي أحمي بها التسليم في الوقت المحدد عندما يكون العملاء في انتظارهم، وهذا هو الدرس الذي أستخدمه دائمًا في كل مهمة شحن أتعامل معها.

الطلبات المتأخرة يمكن أن تضر بالثقة بسرعة. أرى أن ذلك يحدث في كثير من الأحيان. المشتري ينتظر. يمتلئ صندوق الوارد الخاص بالدعم. تأخير بسيط يتحول إلى شكوى طويلة. لقد تعلمت أن الطلبات المتأخرة ليست مجرد مشكلة شحن. إنها مشكلة عملية، ومشكلة مخزون، ومشكلة اتصال في نفس الوقت. عندما أصلح الثلاثة، ينخفض ​​الضغط كثيرًا. هنا كيف أتعامل مع الأمر. 1. أتحقق من أين يبدأ التأخير ولا أخمن. ألقي نظرة على مسار الطلب بالكامل: - الدفع - التحقق من المخزون - التعبئة - التقاط الناقل - تحديث النقل إذا غادرت الطلبات المتجر في وقت متأخر، فإنني أركز على المستودع أو مكتب التعبئة. إذا غادرت الطلبات في الوقت المحدد ولكنها وصلت متأخرة، فأنا ألقي نظرة على شركة النقل وتدفق التتبع. مثال صغير من عملي: استمر متجر السلع المنزلية في تلقي شكاوى الطلبات المتأخرة كل يوم اثنين. في البداية، ألقيت اللوم على شركة التوصيل. ثم قمت بفحص قائمة انتظار نهاية الأسبوع. الطلبات المقدمة ليلة الجمعة ظلت لفترة طويلة قبل التعبئة. بمجرد إضافة وردية التعبئة يوم الأحد، انخفض التأخير كثيرًا. 2. أحافظ على صدق أرقام المخزون تبدأ العديد من الطلبات المتأخرة بـ "المنتج غير متوفر" بعد الخروج. وهذا يخلق التوتر لكلا الجانبين. يتوقع المشتري إرسالًا سريعًا. أجد صعوبة في إرسال رسائل البريد الإلكتروني اعتذار. أقوم الآن بفحص المخزون بشكل متكرر وأبقي عدد المخزون قريبًا من الواقع. عندما ينفد أحد العناصر، أتوقف عن بيعه قبل أن يبدو الرف فارغًا. توفر ورقة المخزون النظيفة مشاكل أكثر من رسالة الدعم الطويلة. 3. لقد قمت بتعيين وعد إرسال واضح ولا أعدك بالسرعة التي لا أستطيع دعمها. إذا كان بإمكاني الشحن خلال يومي عمل، أقول ذلك. إذا كان المنتج يحتاج إلى تحضيرات إضافية، فأنا أقول ذلك أيضًا. الصياغة الواضحة تساعد المشترين على التخطيط. كما أنه يساعدني على تجنب الضغط عندما يأتي أسبوع مزدحم. لقد وجدت أن ملاحظات الشحن البسيطة تعمل بشكل جيد: - وقت معالجة الطلب - طريقة الشحن - توقيت تحديث التتبع - أسباب التأخير الشائعة عندما يعرف المشترون ما يمكن توقعه، أحصل على عدد أقل من "أين طلبي؟" رسائل. 4. أرسل التحديثات قبل أن يطلب المشتري أن تكون الطلبات المتأخرة أسوأ عندما لا يسمع المشتري شيئًا. أرسل رسالة بمجرد أن أرى تأخيرًا. أبقي الأمر واضحًا ومباشرًا: - ماذا حدث - ما هي الخطوة التالية - متى يمكنهم توقع التحديث التالي؟ ملاحظة قصيرة يمكن أن تهدئ الكثير من الإحباط. أنا لا أكتب الأعذار الطويلة. أبقي الرسالة مفيدة. على سبيل المثال، إذا فاتت شركة النقل عملية الاستلام، أخبر المشتري أن الطرد يبقى في قائمة الانتظار وأعطيه نافذة الفحص التالية. يبدو هذا بسيطا، ويعمل بشكل أفضل من الوعود الغامضة. 5. أستخدم شخصًا واحدًا أو نظامًا واحدًا لامتلاك المشكلة، وتصبح الطلبات المتأخرة أكثر فوضوية عندما لا يملكها أحد. أقوم بتعيين عضو واحد في الفريق أو لوحة تحكم واحدة لتتبع الطلبات المتأخرة. يقوم هذا الشخص بالتحقق من الأعمال المتراكمة، ويرسل التحديثات، ويضع علامة على كل حالة على أنها تمت معالجتها. وهذا يمنع الفريق من تكرار العمل أو فقدان مشكلة ما. عندما بدأت في القيام بذلك، لاحظت عددًا أقل من أخطاء المتابعة. لم تتم مراجعة نفس الطلب من قبل ثلاثة أشخاص بثلاث إجابات مختلفة. 6. احتفظ بمخزن مؤقت صغير للأيام المزدحمة. الترقيات تحدث. يحدث تأخير الناقل أيضًا. أستخدم مخزنًا مؤقتًا صغيرًا في وقت التعبئة وتخطيط المخزون. أنا لا أبني جدول أعمالي بالكامل في اليوم المثالي. أترك مجالًا للطلبات السريعة وإعادة التخزين وأخطاء التعبئة. وهذا هو أحد أسباب تحسن الطلبات المتأخرة في متجري الخاص. يمنحني المخزن المؤقت مساحة لحل المشكلة قبل أن يشعر بها المشتري. 7. أتعلم من أنماط التأخير المتكررة يعتبر الطلب المتأخر بمثابة حالة. الطلبات المتأخرة المتكررة هي نمط. أقوم بمراجعة بيانات التأخير كل أسبوع: - أي المنتجات يتم تشغيلها متأخرًا - أي يوم يحصل على أكبر قدر من التأخير - أي شركة اتصالات تفتقد عملية الالتقاط - أي موقع يحتاج إلى مزيد من الوقت؟ توضح لي هذه المراجعة أين تكمن المشكلة الحقيقية. لا أحتاج إلى تقرير كبير. يمكن لورقة ملاحظات بسيطة أن تكشف الكثير. مثال حقيقي: قام أحد عملائي ببيع عناصر مكتبية مخصصة. استمرت الطلبات في الوصول في وقت متأخر بالقرب من نهاية الشهر. والسبب لم يكن الشحن جاءت المشكلة من أحد الموردين الذي كان يرسل الأجزاء في وقت متأخر كل شهر. بمجرد تعديل نقطة إعادة الطلب، انخفض عدد الطلبات المتأخرة. لقد وجدت أن الطلبات المتأخرة تتحسن عندما أتعامل معها على أنها مشكلة في النظام، وليست مشكلة إلقاء اللوم. هذه العقلية تحافظ على هدوء الفريق. كما أنه يحافظ على تجربة المشتري أكثر استقرارًا. إذا اضطررت إلى وضع نهجي في سطر واحد، فسأقول هذا: أنا أجعل العملية أسهل في الرؤية، وأسهل في التتبع، وأسهل في الإصلاح. عندما تتحرك الطلبات في الوقت المحدد، يشعر المشترون بالاحترام. عند حدوث تأخيرات، تعمل التحديثات الواضحة على حماية الثقة. هذا هو الجانب الذي أهتم به أكثر من غيره في إدارة الطلبات. اتصل بنا اليوم لمعرفة المزيد يينتاي: 13575880218@139.com/WhatsApp 13906762123.

مايكل تورنر، 18-05-2022، لماذا يتخلف الموردون عن المواعيد النهائية في التجارة العالمية سارة بينيت، 2021-11-09، طرق عملية لتحسين التسليم في الوقت المحدد في سلاسل التوريد دانيال ريد، 14-03-2023، كيف تقلل ملخصات الطلب الواضحة من تأخيرات الإنتاج إميلي كارتر، 27-08-2020، إدارة الطلبات المتأخرة من خلال التواصل الأفضل جيمس ويلسون، 22-01-2024، بناء عملية إرسال موثوقة للإنجاز بشكل أسرع أوليفيا باركر، 30-09-2022، طرق تحكم بسيطة تساعد الفرق على الوصول إلى معدلات أعلى في الوقت المحدد